Legitech veille à protéger les droits des personnes concernées lors du traitement de leurs données à caractère personnel, conformément à la législation applicable, notamment à la loi du 1er août 2018 portant organisation de la Commission nationale pour la protection des données et du régime général sur la protection des données, ainsi qu’au Règlement général sur la protection des données (« RGPD »).

La présente politique explique comment les données à caractère personnel sont collectées, traitées et utilisées par Legitech dans le cadre de l’accès, de la consultation et de l’utilisation du site internet accessible notamment à l’adresse www.legitech.lu (le « Site »).

Les Utilisateurs peuvent également consulter les conditions générales relatives à l’accès, à la consultation et à l’utilisation du Site (les « Conditions Générales d’Utilisation » ou « CGU »), ainsi que les conditions générales de vente de Legitech (les « Conditions Générales de Vente » ou « CGV »).

Définitions

Dans la présente politique de gestion des données personnelles, les mots ou expressions commençant par une majuscule ont la signification suivante :

• Site : le présent site internet, accessible notamment à l’adresse www.legitech.lu ;
• Contenu Utilisateur : les données transmises par l’Utilisateur dans les différentes rubriques du Site ;
• Utilisateur : toute personne qui visite une ou plusieurs pages du Site ou utilise l’un des services proposés sur le Site, y compris les services nécessitant l’identification de l’Utilisateur, notamment au moyen d’une adresse e-mail et d’un mot de passe.

Responsable du traitement

Le responsable du traitement des données à caractère personnel des Utilisateurs du Site est :

Legitech S.à r.l.

• 1, rue Pletzer – 2ème étage
• L-8080 Bertrange
• Luxembourg
• Immatriculée au Registre de commerce et des sociétés de Luxembourg sous le numéro B.113932.

Pour toute question relative au traitement de vos données à caractère personnel, vous pouvez nous contacter :

• Par e-mail : [email protected] ;
• Par téléphone : +352 26 31 64 -1, du lundi au vendredi, de 8h30 à 17h30.

Modalités et moment de la collecte et du traitement des données

Une donnée à caractère personnel est toute information se rapportant à une personne physique identifiée ou identifiable, directement ou indirectement.

Legitech collecte et traite des données à caractère personnel lorsqu’un Utilisateur :

• prend contact avec Legitech ;
• se connecte en tant qu’Utilisateur au moyen de son identifiant et de son mot de passe ;
• s’inscrit à un workshop, à une formation ou à tout autre événement organisé par Legitech, notamment par l’intermédiaire d’une plateforme tierce de gestion ou d’édition de formulaires ;
• est photographié lors de tels événements ;
• souscrit un abonnement aux revues éditées par Legitech ;
• achète en ligne un produit ou un service commercialisé sur le Site ;
• publie un commentaire sur le Site ou dépose une annonce dans la rubrique « carrières », lorsque ces fonctionnalités sont disponibles.

Pour contacter Legitech depuis le Site, l’Utilisateur peut être invité à compléter un formulaire. Certains champs sont obligatoires et sont identifiés comme tels par un astérisque. Les informations renseignées sont nécessaires afin de permettre à Legitech de répondre à la demande de l’Utilisateur, de fournir le service sollicité et, le cas échéant, de proposer le contenu ou la réponse la plus pertinente au regard de ses centres d’intérêt.

Types de données collectées et traitées

La simple consultation du Site n’entraîne pas l’enregistrement de données à caractère personnel, à l’exception, le cas échéant, des données collectées par l’intermédiaire de cookies ou de technologies similaires.

Lorsque l’Utilisateur s’identifie sur le Site, prend contact avec Legitech, s’inscrit à un workshop, une formation ou un événement, souscrit un abonnement ou effectue un achat par l’intermédiaire du Site, Legitech peut collecter des données à caractère personnel concernant l’Utilisateur ou, le cas échéant, les membres de son organisation.

Ces données sont notamment collectées afin de permettre à Legitech de communiquer avec l’Utilisateur, d’élaborer des statistiques, de gérer les droits d’accès, les demandes, les avis ou les réclamations, de gérer les paiements et les impayés et, plus généralement, d’exécuter ses obligations contractuelles.

Selon la manière dont l’Utilisateur entre en contact avec Legitech et selon la finalité poursuivie, les données collectées peuvent inclure, dans la mesure nécessaire et sans que cette liste soit exhaustive :

• des données d’identification, telles que le nom, le prénom, l’adresse postale, l’adresse e-mail, le numéro de téléphone et le sexe ;
• le cas échéant, des données d’identification bancaire nécessaires à la gestion des paiements ;
• les données à caractère personnel éventuellement contenues dans le texte d’une demande ou d’un message adressé à Legitech ;
• les informations figurant sur la carte d’étudiant d’un participant à un workshop, ou sur tout autre document justificatif d’un statut ouvrant droit à un tarif préférentiel ;
• des photographies prises lors de workshops, formations ou événements organisés par Legitech, susceptibles d’être publiées sur les réseaux sociaux, notamment LinkedIn et Twitter, dans le cadre de la promotion de ces activités.

À défaut d’opposition de la personne concernée lors de la collecte de ses données à caractère personnel, celles-ci peuvent être utilisées par Legitech à des fins de prospection électronique afin de promouvoir des services similaires à ceux proposés sur le Site ou liés aux bases de données juridiques en ligne proposées par Legitech, notamment LexNow.

Les personnes concernées peuvent s’opposer, sans devoir justifier leur demande, à tout traitement ultérieur de leurs données à des fins de prospection électronique, en utilisant le moyen indiqué dans les communications électroniques reçues à cette fin.

Toutes ces données sont collectées lorsque l’Utilisateur complète un formulaire électronique ou adresse une demande à Legitech.

Finalités du traitement

Legitech traite les données collectées aux fins suivantes :

• autoriser l’accès au Site et à certaines de ses fonctionnalités pour les Utilisateurs dûment autorisés ;
• administrer les services proposés sur le Site, y compris la gestion des commandes, abonnements, paiements, impayés et le suivi de la relation client ;
• promouvoir, le cas échéant, d’autres produits et services similaires de Legitech, notamment au moyen d’offres promotionnelles ;
• gérer les demandes de contact effectuées via le Site ;
• envoyer, notamment dans le cadre des workshops, formations et abonnements aux revues, des informations relatives aux produits et services de Legitech aux personnes ayant complété un formulaire de contact et ayant accepté la conservation et l’utilisation de leurs données à cette fin en cochant la case prévue à cet effet ;
• permettre à Legitech de respecter ses obligations contractuelles et légales ;
• réaliser, le cas échéant, des statistiques anonymes relatives à l’utilisation du Site et/ou analyser les incidents ou problèmes techniques afin d’améliorer le Site et ses performances informatiques ;
• enrichir et améliorer l’offre de produits et services de Legitech afin de mieux répondre aux attentes des Utilisateurs et de ses clients ;
• gérer les demandes relatives au droit d’accès, de rectification, d’opposition et, plus généralement, à l’exercice des droits relatifs aux données à caractère personnel ;
• gérer les avis, incidents, réclamations et contentieux.

Destinataires des données à caractère personnel

Les données à caractère personnel collectées par Legitech sont traitées en interne par les personnes dûment habilitées, dans la limite de leurs attributions respectives.

Elles peuvent également être communiquées, dans la mesure strictement nécessaire :

• aux autorités administratives ou judiciaires compétentes ;
• aux sous-traitants et prestataires externes de Legitech, notamment les prestataires et consultants informatiques, comptables, commerciaux, entreprises de communication et prestataires juridiques ;
• à des tiers repreneurs en cas de changement de contrôle, de restructuration ou de cession des actifs de Legitech.

Dans tous les cas, ces communications interviennent sous réserve de garanties contractuelles et organisationnelles appropriées destinées à assurer la sécurité et la confidentialité des données concernées.

Base juridique du traitement et durée de conservation

Les données à caractère personnel collectées et traitées par Legitech sont nécessaires à l’exécution des services sollicités par l’Utilisateur et à l’exécution des obligations contractuelles de Legitech envers ses clients.

Certains traitements sont également fondés sur l’intérêt légitime de Legitech, notamment afin d’enrichir et d’améliorer son offre de produits et services et de mieux répondre aux attentes des Utilisateurs et de ses clients.

La prospection commerciale générale à l’égard des contacts est fondée sur l’accord préalable de la personne concernée.

Ces finalités constituent les bases juridiques des traitements effectués par Legitech.

Legitech veille au respect des droits des Utilisateurs tels qu’exposés ci-dessous. Legitech s’engage également à mettre en œuvre les mesures de sécurité techniques et organisationnelles appropriées afin de protéger les données à caractère personnel contre les risques liés à l’utilisation des systèmes d’information.

Les données sont conservées selon les durées suivantes :

• Achats effectués sur le Site : les données à caractère personnel collectées dans ce cadre sont conservées pendant une période de dix (10) ans, correspondant à la durée de prescription applicable. Lorsque Legitech collecte des données personnelles additionnelles dans le cadre des vérifications visées à l’article 5.4 des CGV, ces données sont conservées pendant une période maximale de trois (3) mois à compter de l’expédition de la commande concernée, sauf raison impérieuse dûment justifiée par Legitech.
• Inscription à un événement : les données à caractère personnel collectées dans le cadre d’une inscription à un workshop, une formation ou un événement relatif aux revues sont conservées pendant une période de dix (10) ans, correspondant à la durée de prescription applicable.
• Compte Utilisateur en ligne : les données à caractère personnel transmises par l’Utilisateur ayant créé un compte au moyen d’un identifiant et d’un mot de passe sont conservées aussi longtemps que le compte demeure ouvert. Elles sont effacées dès la fermeture du compte, à l’initiative de l’Utilisateur ou de Legitech.
• Demandes de contact, d’information ou d’assistance : les données transmises dans ce cadre sont conservées pendant une période maximale de trois (3) ans à compter de leur collecte ou du dernier contact émanant de l’Utilisateur.
• Commentaires et annonces dans la rubrique « carrières » : les données personnelles transmises dans le cadre d’un commentaire publié sur le Site ou d’une annonce publiée dans la rubrique « carrières » sont conservées pendant une période maximale de trois (3) mois à compter de la fermeture du compte, de la suppression du commentaire ou de la publication, à l’initiative de l’Utilisateur ou de Legitech, ou sur demande de toute personne justifiant d’un intérêt légitime, sauf raison impérieuse dûment justifiée par Legitech.
• Données informatiques et données de connexion : les données générées en raison de l’accès au Site et/ou de l’utilisation du site internet LexNow, y compris notamment les programmes, données de connexion, fichiers, enregistrements, opérations et autres éléments sur support informatique ou électronique, peuvent être conservées et archivées dans les limites prévues par la loi, au sein du système informatique de Legitech, dans des conditions permettant d’en garantir l’intégrité.

Droits des Utilisateurs concernant leurs données à caractère personnel

Conformément à la législation applicable, l’Utilisateur ou, le cas échéant, ses ayants droit justifiant d’un intérêt légitime, peut obtenir gratuitement :

• l’accès aux données le concernant ;
• la confirmation que des données le concernant sont ou ne sont pas traitées ;
• des informations relatives, notamment, aux finalités du traitement, aux catégories de données concernées ainsi qu’aux destinataires ou catégories de destinataires auxquels ces données sont communiquées ;
• la communication, sous une forme intelligible, des données faisant l’objet d’un traitement, ainsi que de toute information disponible quant à leur origine.

L’Utilisateur, ou le cas échéant ses ayants droit, dispose également d’un droit de rectification des données le concernant ainsi que d’un droit d’opposition à la collecte et au traitement de ces données, sous réserve de justifier de raisons prépondérantes et légitimes lorsque la législation applicable l’exige.

Depuis le 25 mai 2018, l’Utilisateur dispose également, dans les limites prévues par les règles applicables :

• d’un droit à l’effacement de tout ou partie de ses données ;
• d’un droit à la limitation du traitement ;
• d’un droit d’opposition au traitement ;
• d’un droit à la portabilité des données.

Ces droits peuvent être exercés par courrier postal adressé à Legitech ou par e-mail à l’adresse [email protected]. Legitech pourra demander toute information ou tout document nécessaire afin de vérifier l’identité du demandeur.

La personne concernée a également le droit d’introduire une réclamation auprès d’une autorité de contrôle compétente, telle que la Commission nationale pour la protection des données (« CNPD »), en cas de manquement aux règles applicables en matière de protection des données à caractère personnel.

La personne concernée peut s’opposer à tout moment à l’utilisation de ses données par Legitech à des fins de marketing direct, notamment lors de la collecte de ces données, soit en contactant Legitech par e-mail, soit en suivant la procédure indiquée dans les communications électroniques reçues à cette fin.

L’Utilisateur s’engage à informer Legitech, dans un délai de quinze (15) jours ouvrables, de toute modification des informations fournies lors d’une prise de contact, notamment de tout changement d’adresse.

Modification de la politique de gestion des données personnelles

Legitech se réserve le droit de modifier à tout moment le contenu de la présente politique de gestion des données personnelles.

Toute modification sera indiquée sur le Site, le cas échéant au moyen d’un lien hypertexte. La version mise à jour de la politique sera alors consultable sur la page du Site qui lui est consacrée.

En savoir plus

Pour toute information complémentaire relative à la protection des données à caractère personnel, les Utilisateurs peuvent notamment consulter :

• la Commission nationale pour la protection des données (CNPD) ;
• l’Association pour la Protection des Données au Luxembourg ;
• le texte officiel du Règlement général sur la protection des données.