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Les difficultés du “home office ”

16 août 2017 Droit social

MarieBehlePondji-Articles-Legitech.lu

À l’heure de l’avènement des nouvelles technologies, de la dématérialisation des supports, et de la promotion de l’équilibre entre vie privée et vie professionnelle, le home office ou télétravail, apparaît comme une solution de flexibilisation idéale. La pratique reste néanmoins marginale1)Source : le portail officiel du Grand-duché de Luxembourg (http://www.luxembourg.public.lu/fr/actualites/2016/12/08-teletravail/index.html), ce qui s’explique en partie par un environnement législatif relativement complexe.

En quoi consiste le home office ?

Il s’agit d’une forme d’organisation qui permet au salarié d’exécuter de façon habituelle ses prestations de travail, au moyen des technologies de l’information et de la communication, à partir d’un lieu autre que les locaux de l’employeur, généralement son domicile2)Convention du 15 décembre 2015 relative au régime juridique du télétravail et portant reconduction de la Convention 21 février 2006 relative au régime juridique du télétravail..

Sa mise en œuvre peut s’avérer fastidieuse et n’est pas toujours sans conséquences sociales et fiscales. En outre, l’environnement règlementaire peut, dans certains cas, en limiter la flexibilité.

Sur le plan de la relation de travail

  • Un formalisme strict

L’accord des parties sur le recours au home office dès l’embauche, ou au cours de la relation de travail, doit être formalisé par écrit, dans le contrat de travail initial ou sous forme d’avenant.

Outre les mentions obligatoires devant figurer dans tout contrat de travail3)Article L. 121-4 du Code du travail., cet écrit doit inclure une série de mentions spécifiques telles que le lieu de prestation du télétravail ou encore la description exacte de l’outil de travail mis à disposition et installé par l’employeur.

  • Le home office offre-t-il une flexibilité absolue ?

Non, car l’employeur reste soumis aux normes légales et conventionnelles traditionnelles telles que, par exemple, les restrictions qui s’appliquent en matière de durée du travail, de repos journalier et hebdomadaire, de prestations d’heures supplémentaires, etc.

Le fait que le salarié ne soit pas physiquement présent dans les locaux n’exonère pas le chef d’entreprise de ses responsabilités quant au respect de ces règles. Cela ne va pas sans difficultés pratiques ; il lui sera moins facile de contrôler les horaires du salarié en home office que lorsque ce dernier badge en arrivant et en quittant le bureau.

Autre point, l’employeur ne peut pas imposer le home office, ni le passage/retour à une formule de travail classique. L’accord du salarié est toujours nécessaire et il est, de ce fait, toujours recommandé de le formaliser.

  • Un régime spécifique de responsabilités à charge de l’employeur

L’employeur est responsable de l’installation et de l’entretien des équipements nécessaires à la prestation de télétravail. Il doit également s’assurer de la conformité des installations électriques et du lieu de télétravail.

Afin de prévenir l’isolement du télétravailleur, le chef d’entreprise doit veiller à ce qu’il ait la possibilité de rencontrer régulièrement les autres travailleurs et d’accéder aux informations relatives à l’entreprise.

Sur le plan collectif, le chef d’entreprise soumet à l’information-consultation préalable du comité mixte d’entreprise4)Le comité mixte d’entreprise a été aboli par la réforme du dialogue social entrée en vigueur le 1er janvier 2016. Cependant, les comités mixtes d’entreprises en place à cette date continuent d’exister jusqu’aux premières élections sociales se tenant postérieurement au 31 décembre 2015. et, à défaut, de la délégation du personnel, tout projet d’introduction du télétravail et des éventuelles modifications envisagées.

Home office et travailleurs frontaliers

Sur le plan fiscal, les revenus salariés perçus par les frontaliers sont en principe imposables au Luxembourg, puisqu’ils y exécutent leurs prestations de travail.

Cependant, si durant l’année d’imposition, le frontalier exécute des prestations, au-delà d’un certain nombre de jours, hors du Luxembourg et notamment, depuis son pays de résidence, sa rémunération ne sera plus intégralement imposable au Luxembourg.

La rémunération afférente aux jours prestés à domicile par un télétravailleur résident belge sera imposable en Belgique, dès lors qu’il aura travaillé plus de 24 jours5)Circulaire du directeur des contributions du 31 mars 2015 par an hors du Grand-duché. La limite est fixée à 19 jours6)Circulaire du directeur des contributions du 26 mars 2012 pour un frontalier résidant en Allemagne.

Quant au frontalier français, les prestations en home office seront imposables en France au-delà d’un jour par semaine7)Réponse du Ministre français en charge de l’économie, des finances et de l’industrie du 24 avril 2012 sur base d’une question parlementaire..

Les disparités dues au lieu de résidence des télétravailleurs complexifient l’administration des salaires d’autant que l’employeur ne pourra retenir l’impôt à la source que sur la portion du salaire imposable au Luxembourg. Finalement, l’imposition des revenus dans l’Etat de résidence peut avoir un impact non négligeable sur le revenu net du télétravailleur.

Le home office impose également la vigilance en matière d’affiliation auprès de l’organisme de sécurité sociale compétent.

En effet, le frontalier qui travaille au Luxembourg est en principe affilié auprès du Centre Commun de la Sécurité Sociale. En revanche, l’organisme de sécurité sociale compétent devient celui de son Etat de résidence lorsqu’il y effectue au moins 25% de son temps de travail.

Le non-résident engagé à temps plein doit donc être affilié dans son Etat de résidence s’il recourt au home office à raison d’au-moins 10 heures par semaine. Ce changement d’affiliation représente un coût tant pour le travailleur que pour son employeur.

Les entraves règlementaires

L’environnement règlementaire limite parfois la flexibilité inhérente au home office.

C’est le cas dans le secteur financier dont les acteurs sont soumis à une lourde responsabilité en matière de contrôle des accès et des contenus des ressources qui sont utilisées8)Circulaire CSSF 13/554 du 7 janvier 2013 concernant l’évolution de l’usage et de la maîtrise des outils de gestion des ressources informatiques et de gestion des accès à ces ressources..

Selon la Commission de Surveillance du Secteur Financier, le télétravail ne doit pas être une pratique généralisée. De plus, les exigences légales en matière de sécurité de l’information sont extrêmement strictes. Ainsi, l’accès aux données confidentielles de nature à porter atteinte au secret professionnel, à partir de lieux situés hors des frontières, doit être rendu impossible par les solutions de mobilité employées par les entités surveillées9)Rapport d’activité 2007, Chapitre 8..

En pratique, cela peut se traduire par une interdiction d’accès à certaines applications métier pendant le home office.

Si le home office offre indéniablement des avantages aux employeurs et aux salariés, sa mise en œuvre doit être rigoureusement encadrée, à défaut de quoi, les parties pourraient se heurter à certains désagréments.

 

Par Marie Behle Pondji
Avocat à la Cour
CASTEGNARO – Ius Laboris Luxembourg

Legimag n°18 – juin 2017 – Expertise.

Références   [ + ]

1. Source : le portail officiel du Grand-duché de Luxembourg (http://www.luxembourg.public.lu/fr/actualites/2016/12/08-teletravail/index.html
2. Convention du 15 décembre 2015 relative au régime juridique du télétravail et portant reconduction de la Convention 21 février 2006 relative au régime juridique du télétravail.
3. Article L. 121-4 du Code du travail.
4. Le comité mixte d’entreprise a été aboli par la réforme du dialogue social entrée en vigueur le 1er janvier 2016. Cependant, les comités mixtes d’entreprises en place à cette date continuent d’exister jusqu’aux premières élections sociales se tenant postérieurement au 31 décembre 2015.
5. Circulaire du directeur des contributions du 31 mars 2015
6. Circulaire du directeur des contributions du 26 mars 2012
7. Réponse du Ministre français en charge de l’économie, des finances et de l’industrie du 24 avril 2012 sur base d’une question parlementaire.
8. Circulaire CSSF 13/554 du 7 janvier 2013 concernant l’évolution de l’usage et de la maîtrise des outils de gestion des ressources informatiques et de gestion des accès à ces ressources.
9. Rapport d’activité 2007, Chapitre 8.

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